Como melhorar a comunicação eficaz 10 dicas práticas

O comunicação efetiva pessoal, em organizações e empresas é muito importante para atingir objetivos e desenvolver relacionamentos pessoais- Os desafios mais complexos da vida, como relações sociais significativas (mãe / pai-filhos, família, parceiro, trabalho, etc.) ou avanço em sua profissão carreira exige a gestão correta da comunicação.

Seja oral ou escrita, a comunicação não é uma questão simples. A boa notícia é que a habilidade de se comunicar pode ser aprendida. Seguindo essas diretrizes, você aprenderá a melhorar a comunicação eficaz e logo notará mudanças na aceitação, confiança e desenvolvimento profissional..

10 etapas para desenvolver uma comunicação eficaz

1-Não tome nada como garantido

Muitas pessoas, principalmente na área profissional, estão convencidas de sua superioridade comunicativa, sustentando crenças como:

"Eu sou um bom comunicador ... todo mundo tem o problema".

“A minha forma de comunicar não é o problema, são os outros que não sabem ouvir”.

Apontar os erros dos outros como justificativa para nossos problemas é o passatempo número um das sociedades individualistas, distinção proposta pelo cientista Miller em 1984¹.

Este efeito comunicacional de que falo é um efeito de atribuição: interpretação ou explicação que é feita sobre as causas, motivos e razões de algum evento (incluindo crenças, atitudes e comportamentos) em outros ou no indivíduo que o faz.

O cientista Kelley propôs que se os seres humanos agissem como cientistas, só poderíamos incorrer em uma atribuição deste tipo se na situação concreta proposta.^dois:

• Sempre que estamos com essa pessoa, a mesma coisa acontece conosco.
• Essa pessoa tem o mesmo problema com mais pessoas.

No entanto, devido a razões culturais e de aprendizagem, não somos científicos ou objetivos quando fazemos julgamentos de atribuição..

Voltando ao exemplo, a maneira mais simples e rápida é culpar o outro por um determinado problema, por que?

• Viés de tendência confirmatória: incorremos nesse viés de atribuição se não buscarmos informações que estão além de nossa percepção pessoal ou se sobrepormos nosso julgamento ao de outros.

Ou seja, se agirmos como humanos em vez de cientistas, provavelmente assumiremos que a falha da outra pessoa é verdadeira, embora apenas a primeira observação proposta por Kelley seja verdadeira..

O maior inimigo do aprendizado e do desenvolvimento pessoal é a nossa maneira de pensar. Se considerarmos que somos perfeitos e os outros são maus comunicadores, nunca nos perguntaremos o que podemos melhorar.

A verdade é que todos nós temos pontos fortes e fracos nos diferentes aspectos da comunicação interpessoal. Não existe uma única pessoa no planeta que não precise trabalhar para melhorar sua comunicação, pois é um trabalho para toda a vida, nunca devemos baixar a guarda.

2-Conheça a si mesmo

Antes de decidir fazer mudanças na maneira de se comunicar, você deve saber quais são seus pontos fortes para tentar mantê-los e aprender com eles ou quais são seus pontos fracos, nos quais você deve trabalhar..

Reserve algum tempo para revisar os últimos encontros comunicativos que teve. Faça perguntas a si mesmo e tente descrever seu estilo de comunicação. Algumas das perguntas que você poderia se fazer em cada cena comunicativa de que se lembra são as seguintes:

• Como me comuniquei (comportamentos, atitudes, tipo de argumentos usados, etc.)?
• Quais foram as consequências de ter comunicado desta forma?
• Quais ferramentas de comunicação das utilizadas foram mais positivas e quais foram mais negativas??
• Quais ferramentas você poderia usar amplamente?
• E, entre os negativos, como poderia evitar incorrê-los?

3-Mantenha uma visão global

Imagine que você está em um contexto de grupo de trabalho ou estudo. Provavelmente o mais importante para você e para o grupo é a tarefa. No entanto, esta é uma espada de dois gumes.

Quando há uma tarefa a ser realizada, tendemos a nos concentrar nela e a negligenciar o trato com as pessoas. Quando for esse o caso, tente manter uma visão global do que está acontecendo.

Visto que a maioria dos erros de desempenho no trabalho se deve à má comunicação, tente ser a voz objetiva do grupo. Além disso, em muitas ocasiões, você se envolverá em discussões em grupo. Se você já foi um observador, saberá identificar a causa do conflito para resolvê-lo.

4-Ouça antes de falar

Intimamente relacionado ao ponto anterior, encontramos esse fenômeno. Com certeza você será capaz de identificar várias situações comunicacionais em sua vida nas quais se encontrou defendendo sua posição com unhas e dentes..

Quanto mais importante para nós o assunto a ser discutido em uma conversa, mais tentaremos que nossa opinião seja levada em consideração.

Isso pode nos levar a não escutar e monopolizar a fala, ou mesmo a nos confrontar com os outros devido à prevalência de nosso ponto de vista. No entanto, em muitas ocasiões, o seu ponto de vista e o dos outros não são tão opostos quanto podem parecer à primeira vista..

Portanto, a melhor estratégia para não nos encontrarmos em situações incômodas que nos façam lembrar a conversa como um fracasso, é ouvir antes de falar e tentar apresentar argumentos curtos, mas altamente informativos, de forma assertiva..

5-Trabalhar assertividade

Como um ponto intermediário entre a passividade e a agressividade em nosso discurso comunicacional, encontramos a assertividade. Este termo, embora vindo do latim (afirmação da certeza de uma coisa), foi descrito em detalhes pela primeira vez por Wolpe e Lazarus em 1958.

Assertividade consiste em nos afirmar e respeitar a nós mesmos, dizer o que pensamos e dizemos sem medo de represálias, sim, sempre fazendo-o com elegância e numa postura de máximo respeito..

O que devo fazer para ser assertivo?

• Diga sempre a verdade, seja positiva ou negativa para o seu interlocutor, sem tratá-lo com desprezo ou enviar mensagens ofensivas. Assertividade implica elegância e respeito pelos outros.
• Transmita sua mensagem de forma clara, concisa, rápida e vigorosa. A comunicação assertiva não compreende a hesitação. Quando se trata de comunicação eficaz, menos é sempre mais.
• Fale sobre o que você sabe, nunca se baseie em meras especulações ou percepções. Por quê? Se sua credibilidade como fonte de informação for diminuída, é muito provável que seu interlocutor aproveite para "comer" você com seus argumentos, entrando em um círculo de comunicação agressivo-defensivo.
• Convide o diálogo, faça perguntas e peça participação.
• Ouça ativamente o seu interlocutor. A escuta ativa é uma dimensão comunicativa predominantemente não verbal³. A sua expressão facial e os seus gestos de confirmação irão indicar a sua opinião ao seu interlocutor sem necessidade de falar. Esta é uma ótima maneira de salvar palavras e se expressar enquanto ouve. Além disso, você vai incitar uma maior motivação de comunicação e interesse em você como uma pessoa com quem compartilhar pontos de vista.

6-tenha uma atitude positiva

Todo ato comunicativo entre seres humanos contém esses dois componentes.

As atitudes são derivadas de nossas crenças, sentimentos e intenções. O psicólogo Allport definiu-os como disposições mentais e neurológicas que se organizam a partir da experiência que exerce uma influência direta ou dinâmica nas reações do indivíduo a todos os objetos e a todas as situações que lhes correspondem..

Se analisarmos essa definição, veremos que em um ato comunicativo nossas atitudes são tão importantes quanto nosso comportamento. Em cada troca comunicativa, nossas atitudes estarão sempre presentes, prestando informações ao nosso interlocutor..

Quando falo de atitudes, refiro-me tanto às que temos em relação a nós próprios como às que assumimos em relação ao outro, e ambos os tipos de atitudes são da maior importância.

Se a sua atitude consigo mesmo for negativa (baixa auto-estima), isso se refletirá na sua forma de se comunicar, tornando a tarefa muito mais difícil..

De que maneira? Uma pessoa que não se valoriza e deseja o suficiente causará o mesmo efeito em seu interlocutor e sua credibilidade será prejudicada.

Ao contrário, se você mantiver atitudes positivas em relação a si mesmo, verá rapidamente que os outros terão mais interesse em ouvir sua opinião e aceitar seus argumentos..

7-Adapte-se ao seu interlocutor

Tudo comunica: você, seu interlocutor, o sujeito, o momento, o lugar e o caminho.

Dependendo de como deve ser a conversa, o contexto deve ser adaptado. Assim, uma conversa de trabalho não é o mesmo que uma conversa com amigos ou família..

Enfim, o aspecto mais importante é a pessoa com quem você se comunica. Nesse sentido, Einstein disse: "Você não entende algo a menos que seja capaz de explicar para sua avó.".

8-Empatia: O que meu interlocutor está pensando?

Você provavelmente se faz essa pergunta com frequência quando conversa. Se sim, muito bom. Empatia é a capacidade de perceber os pensamentos, sentimentos, emoções e intenções de outra pessoa.

Quanto melhor você conhece uma pessoa, melhor pode ter empatia por ela, e quanto mais você se acostumar a interpretar o que a outra pessoa pode estar sentindo ou pensando, melhor será sua capacidade..

Se seu interlocutor sentir que você tem empatia por ele, ele se sentirá mais interessado e motivado por sua conversa. É por isso que a empatia é uma ferramenta de comunicação poderosa. Ao se interessar pelos outros, você obterá interesse.

O que posso fazer para ter empatia na conversa?

• Pergunte a ele se suas impressões estão corretas. Durante a conversa, tente adivinhar o que a outra pessoa pode estar pensando ou sentindo. Quando você tiver uma ideia aproximada, pergunte indiretamente usando expressões como “Parece que…. estou no certo?" ou "Tenho a impressão de que ...". Com base na resposta que você obtém, você obterá pistas para interpretar os sinais daquela pessoa específica.
• Preste atenção ao olhar do seu interlocutor: Não é à toa que se diz que os olhos são o espelho da alma. A aparência de uma pessoa vai lhe dizer como ela se sente.
• Reciprocidade emocional: Se o que você quer é que a pessoa com quem está falando expresse suas emoções, comece fazendo o mesmo. É muito provável que desta forma a outra pessoa se adapte ao seu nível de expressão.

Intimamente relacionado à empatia está o conceito de comunicação ética. Refere-se a levar em consideração o bem-estar da pessoa com quem você interage, demonstrando sua sensibilidade aos seus sentimentos e crenças..

Se uma pessoa se sentir compreendida, ela estará mais aberta para ouvi-lo e expressar o que realmente sente.

9-Observação e escuta ativa

Quando nos comunicamos, todos os nossos sentidos podem nos fornecer informações altamente valiosas. Tendendo a priorizar a audição, recebemos apenas 45% do total de informações transmitidas pelo nosso interlocutor: tom de voz, volume, ritmo e conteúdo.

Os outros 55% das informações comunicativas podem ser percebidas através do sentido da visão³ Mas, para isso, devemos treinar e nos acostumar a pegar essas teclas: expressões, gestos, posição, frequência respiratória, distância, etc..

Quando ouvimos o nosso interlocutor, devemos habituar-nos a fazê-lo ativamente, ou seja, extrair o máximo de informação dos estímulos captados: pensar, fazer associações e interpretações, etc. Além disso, uma boa ferramenta para motivá-lo acompanhando seu discurso é fazer pequenos acenos de cabeça usando palavras ou gestos.

10-Cuidado com as alterações comunicativas

Uma das melhores maneiras de aprender a nos comunicar com eficácia é consertar e corrigir nossos erros. Existem certas alterações comunicativas que ocorrem com alta frequência em todas as trocas comunicativas:

• Distorção: consiste na interpretação parcial ou subjetiva da informação transmitida pelo nosso interlocutor. Quando ouvimos, devemos nos posicionar no referencial de quem fala e tentar isolar o nosso, a partir de nossas experiências e aprendizados. Cada pessoa é um mundo.
• Omissão: como a capacidade atencional humana é limitada, normalmente perdemos parte das informações transmitidas pelo nosso interlocutor. Isso pode ser frustrante e desmotivador para a pessoa com quem você está falando. Tente modular sua atenção para certificar-se de lembrar de informações importantes e filtrar informações menos relevantes. Para saber o que é importante, devemos estar atentos à linguagem não verbal do nosso interlocutor, o que irá acentuá-la com um maior conteúdo emocional..
• Generalização: esta alteração, ao contrário das anteriores, refere-se às suas mensagens comunicativas em resposta às do seu interlocutor. Temos a tendência de generalizar uma situação específica para "sempre, nunca, tudo, nada, etc". Tente evitar o uso dessas expressões generalizando casos específicos que a pessoa com quem você está falando lhe transmite. Por quê? Isso causará um sentimento de mal-entendido em seu interlocutor que se traduzirá em rejeição e frustração em relação a você.

E o que você faz para estabelecer uma comunicação eficaz com os outros? Sua experiência nos ajudará a ter outras opiniões e leitores. Obrigado!

Referências

1. Miller, J.G. (1984). Cultura e o desenvolvimento da explicação social cotidiana. Journal of Personality and Social Psychology, 46, 961-978.
2. Kelley, H.H. (1971). Atribuição na interação social. Nova York: General Learning Press.
3. Mehrabian, Albert (1969): “
   Alguns referentes e medidas de comportamento não verbal ”. Métodos de Pesquisa Comportamental e Instrumentação, 1, 203-207.
4. Xlibris Corporation. (2008). Habilidades de comunicação eficazes: os fundamentos para a mudança.
5. Chambers, H.E. (2001). Habilidades eficazes de comunicação para profissionais científicos e técnicos. Livros Básicos.